Ob Neuanschaffung oder kritischer Blick auf das bestehende Setup – wer in Produktdaten investiert, entscheidet über die Zukunftsfähigkeit des eigenen Geschäftsmodells.
Warum ein PIM-System unverzichtbar ist
Ein Product Information Management (PIM)-System ist weit mehr als ein technisches Tool. Es schafft Ordnung in der Produktkommunikation, stellt konsistente Daten für alle Kanäle bereit und beschleunigt die Prozesse – von der Content-Erstellung bis zur Marktplatzanbindung.
Unternehmen mit wachsendem Sortiment, internationalen Märkten oder komplexen Vertriebsstrukturen profitieren besonders. Eine strukturierte PIM-Auswahl ist dabei der erste Schritt zu effizientem, skalierbarem Produktdatenmanagement.
Der Auswahlprozess: 5 Schritte, die den Weg ebnen
1. Ziele und Use Cases definieren
Ein PIM-System sollte konkrete Geschäftsziele unterstützen – etwa eine kürzere Time-to-Market, bessere Datenqualität oder die Anbindung neuer Vertriebskanäle. Diese Ziele sind sowohl bei der Einführung eines neuen Systems relevant als auch dann, wenn die bestehende Lösung auf ihre Zukunftsfähigkeit hin überprüft wird. Praxisnahe Use Cases helfen, Anforderungen greifbar zu machen und die spätere Bewertung objektiv vorzunehmen.
2. Anforderungen verstehen
Welche Kanäle sollen bespielt werden? Welche Datenarten und -formate werden gebraucht? Welche Schnittstellen sind notwendig? Die klare Definition der Anforderungen – idealerweise abteilungsübergreifend – ist der erste und wichtigste Schritt.
3. Den Markt sondieren
PIM-Systeme gibt es viele – von spezialisierten Open-Source-Lösungen bis zu umfassenden Enterprise-Plattformen. Wichtig ist ein Abgleich mit den eigenen Prioritäten: Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit, KI-Unterstützung – ebenso wie das verfügbare Budget oder die Frage, ob ein cloudbasiertes SaaS-Modell bevorzugt wird. Ein gutes System passt zum Unternehmen – nicht umgekehrt.
Siehe auch: PIM-Anbieter im Vergleich
4. Systeme testen
Live-Demos sind hilfreich, aber oft nicht aussagekräftig genug. Ein Proof of Concept mit echten Daten ist Gold wert. So zeigt sich, wie intuitiv ein System wirklich ist, wie performant es bei großen Datenmengen arbeitet und wie gut es sich in die bestehende IT-Landschaft integriert.
5. Strategisch implementieren
Ein neues PIM-System entfaltet seinen Wert nur, wenn es sauber eingeführt wird. Dazu gehören klare Rollen, ein realistischer Zeitplan und vor allem: Akzeptanz im Team. Schulungen und Change Management sind nicht Kür, sondern Pflicht.
Der Faktor KI im Produktdaten-Management: Mehr als nur ein Trend
Viele moderne PIM-Systeme integrieren heute KI-gestützte Funktionen – von automatisierter Datenanreicherung über Textgenerierung bis hin zu semantischer Kategorisierung. Ergänzend dazu setzen immer mehr Unternehmen auf KI-basierte Tools wie gateway, die sich gezielt auf die automatisierte Verarbeitung und Optimierung von Produktinformationen fokussieren.
Best Practices aus der forbeyond-Praxis
In zahlreichen Projekten hat sich gezeigt: Erfolgreiche PIM-Initiativen starten nicht bei der Toolentscheidung, sondern mit einer fundierten Bestandsaufnahme: Ziele, Prozesse und Datenstrukturen müssen klar definiert sein, bevor über technische Lösungen entschieden wird. Frühzeitige Einbindung aller relevanten Bereiche – von IT bis Vertrieb – sorgt für ein ganzheitliches Bild.
Zentrale Erfolgsfaktoren sind unter anderem Skalierbarkeit, Total Cost of Ownership, Cloudfähigkeit und Benutzerakzeptanz. Darüber hinaus gilt: Ohne Governance-Strukturen, saubere Datenbasis und realistische Ressourcenplanung bleibt der Erfolg aus. Wer PIM als Transformationsprojekt versteht – nicht als Softwareanschaffung – schafft die Basis für nachhaltige Datenqualität und digitale Exzellenz.
Ein praxisnaher Einstieg gelingt z. B. über unseren PIM-Workshop , der Unternehmen systematisch durch die Phasen der Anforderungsaufnahme und Systemvorbereitung begleitet. Unsere Best Practice Packages ermöglichen dabei einen schnellen und strukturierten Zugang zu modernen Lösungen.
Fazit: Die richtige PIM-Lösung beginnt mit den richtigen Fragen
Ein PIM-System ist keine reine IT-Anschaffung – es ist eine zentrale Plattform für Wachstum, Skalierung und differenzierte Produktkommunikation. Wer das Thema strategisch angeht, Anforderungen strukturiert erfasst und Lösungen objektiv bewertet, schafft eine solide Grundlage für nachhaltigen Erfolg.
Stehen Sie am Anfang Ihrer PIM-Reise? Wir begleiten Sie – strategisch, methodisch, lösungsneutral.