Was ist ein PIM-System – und warum braucht es mehr als Technik?
Ein PIM-System ist die zentrale Plattform zur Verwaltung und Anreicherung von Produktdaten – medienneutral, mehrsprachig und strukturiert. Es versorgt alle Touchpoints im Unternehmen: Webshop, Marktplätze, Print, PoS oder Kunden direkt.
Doch ein PIM-System ist nur das Werkzeug. Ob es seine Wirkung entfaltet, hängt maßgeblich davon ab, wie gut Auswahl, Einführung und Weiterentwicklung gesteuert werden. Denn die Einführung eines PIM-Systems bedeutet nicht nur ein neues Tool – sondern neue Prozesse, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen.
Die Realität: Komplex, dynamisch, bereichsübergreifend
Moderne PIM-Projekte haben es in sich: Sie betreffen nicht nur IT und Produktmanagement, sondern auch Marketing, Vertrieb, Einkauf, E-Commerce und Logistik. Hinzu kommen externe Dienstleister, Systempartner oder Marktplätze, die weitere Anforderungen mitbringen.
Oft laufen mehrere Stränge parallel: Pilotprojekte, Systemmigration, neue Content-Anforderungen, Internationalisierung. Ohne klare Steuerung entsteht schnell ein Flickwerk aus Initiativen, das mehr Energie kostet, als es Nutzen bringt. Hier schafft ein strukturiertes Programmmanagement Ordnung und Priorität.
Die Rolle des PIM-Programmmanagers: Koordinator, Übersetzer, Treiber
Der PIM-Programmmanager nimmt eine zentrale Rolle ein – vor, während und nach der Systemeinführung. Er ist kein klassischer Projektleiter mit Fokus auf Timings und Milestones, sondern ein übergreifender Gestalter mit strategischem Blick.
Typische Aufgaben des PIM-Programmmanagers:
Vor der Systemauswahl:
- Anforderungen aus allen Fachbereichen erfassen und strukturieren
- Use Cases priorisieren
- Auswahlprozess steuern (inkl. Lastenheft, Anbieterbewertung, Proof of Concept)
Während der Implementierung:
- Datenmodell, Workflows und Schnittstellen gemeinsam mit IT und Fachbereichen entwickeln
- Abhängigkeiten zwischen Teilprojekten koordinieren
- Ressourcen, Budgets und externe Dienstleister steuern
Im laufenden Betrieb:
- Weiterentwicklung der PIM-Strategie und Governance
- Change-Management und Nutzerakzeptanz fördern
- Qualitätssicherung der Daten und Prozesse etablieren
Kurz gesagt: Der Programmmanager ist die zentrale Figur, die dafür sorgt, dass das Thema Produktdaten im Unternehmen eine klare Richtung bekommt – und nicht in Einzellösungen zerfällt.
Wenn intern die Ressourcen fehlen: Externe Unterstützung als Schlüssel zum Fortschritt
Gerade in mittelständischen Unternehmen fehlt es häufig an internen Kapazitäten, um ein PIM-Programm eigenständig zu steuern. Die vorhandenen Teams sind im Tagesgeschäft gebunden – oder es fehlt schlichtweg an der Erfahrung, ein solches Vorhaben in der notwendigen Tiefe und Breite zu führen.
In solchen Fällen kann externe Unterstützung wertvolle Entlastung bieten – und gleichzeitig für Struktur und fachliche Sicherheit sorgen. Zwei bewährte Modelle haben sich in der Praxis etabliert:
Interim-Programmmanagement
- Eine erfahrene externe Person übernimmt zeitlich begrenzt die Gesamtverantwortung für das PIM-Programm. Das schafft Geschwindigkeit, Klarheit und entlastet die Organisation operativ.
Programm-Coaching
- Ein interner Projektverantwortlicher wird eng begleitet – etwa durch regelmäßige Reviews, Sparring-Sessions oder gezielte Inputs. So wächst die Kompetenz im Unternehmen selbst, ohne auf externe Erfahrung zu verzichten.
Ob als Impulsgeber oder Steuerungspartner: Externe Programmmanager bringen nicht nur methodisches Know-how mit, sondern auch einen neutralen Blick von außen – oft entscheidend, wenn es darum geht, Komplexität zu reduzieren und Entscheidungen abzusichern.
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Struktur schafft Erfolg – von der Auswahl bis zum Betrieb
Ein erfolgreiches PIM-Programm folgt keinem starren Projektplan. Anforderungen ändern sich, Prioritäten verschieben sich, neue Stakeholder kommen hinzu. Entscheidend ist, übergreifend zu denken und zu steuern. Programmmanagement stellt sicher, dass alle Beteiligten – intern wie extern – auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Von der Auswahl über die Umsetzung bis zur Weiterentwicklung.
Fazit
Ein PIM-Projekt ist mehr als eine IT-Implementierung. Es ist ein Veränderungsprozess, der alle Bereiche betrifft, die mit Produktdaten arbeiten – und davon gibt es viele. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einem professionellen Programmmanagement, das Übersicht schafft, Menschen mitnimmt und Entscheidungen absichert.